Przechowywanie dokumentów i akt w firmie, czyli jak należy to robić bezpiecznie i profesjonalnie

0

Zapewnienie bezpieczeństwa dokumentacji to nie tylko zabezpieczenie umów i faktur, które aktualnie znajdują się w obiegu, i z których pracownicy na co dzień korzystają; to również troska o pozostałe akta. Wraz z wejściem w życie RODO, przedsiębiorstwa zaczęły weryfikować swoje strategie związane z przechowywaniem akt i poszukiwać nowych, lepszych sposobów na to, żeby robić to bezpieczniej.

Przechowywanie dokumentów firmowych

Na przedsiębiorcy spoczywa obowiązek przechowywania dokumentacji, również, jeśli nie jest ona wykorzystywana do bieżących działań firmy. W przedsiębiorstwie wyróżnić można kilka typów dokumentów, m.in.

  • dokumentację podatkową
  • ewidencję środków trwałych
  • dokumentację kadrową i płacową
  • Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR)
  • faktury kosztowe i sprzedażowe.

Co ważne, każdego typu akt dotyczy inny, określony prawnie okres przechowywania. Prowadząc firmę, należy doskonale orientować się w tej kwestii lub zadbać o fachową pomoc.

W jaki sposób przechowuje się dokumentację w firmie?

Przedsiębiorstwa starają się wybierać meble biurowe, które będą dobrze dopasowane do pomieszczenia i jednocześnie zapewnią dokumentacji odpowiednią ochronę. Zarówno z pierwszą, jak też i z drugą kwestią czasem pojawiają się problemy. W przypadku najmniejszych firm może sprawdzić się jedna, dobrze zabezpieczona szafa. Jeśli jednak przedsiębiorstwo jest większe, nierzadko konieczna jest decyzja o poważniejszej inwestycji, polegającej na zakupie profesjonalnych mebli w większych ilościach. Niektóre firmy dysponują dostateczną przestrzenią, pozwalającą na przechowywanie dokumentów na miejscu. W wielu przypadkach taka decyzja może jednak znacznie ograniczyć przestrzeń roboczą biura lub zmusić do wynajęcia kolejnego pomieszczenia. Aby zaoszczędzić pieniądze oraz miejsce, firmy decydują się skorzystać z pomocy takich usługodawców, jak Rhenus Data Office Polska, oferujących nie tylko przechowywanie dokumentów, ale również ich archiwizację oraz utylizację.

Przechowywanie dokumentów – jak robić to bezpiecznie?

Jeśli zdecydowaliśmy się przechowywać dokumenty w firmie, powinniśmy wziąć nie tylko pod uwagę wcześniej wspomniany okres przechowywania, ale też aktualne zapisy RODO. Zgodnie z rozporządzeniem, administrator danych osobowych musi zapewnić im ochronę, która wykluczy prawdopodobieństwo wglądu do akt osób nieupoważnionych. Najprostszym sposobem jest zakup specjalnym mebli, wyposażonych w zamknięcia na szyfr, lub bardziej tradycyjny wariant – szafy zamykane na klucz. Zaawansowana ochrona uwzględnia również zabezpieczenia antywłamaniowe, przeciwpożarowe i przeciwpowodziowe. Chociaż kupno pojedynczych szaf nie wydaje się dużym wydatkiem, pozostałe zabezpieczenia często przewyższają możliwości finansowe firmy. Nawet jeśli przedsiębiorstwo dysponuje takimi środkami, może niechętnie odnosić się do tak pokaźnej inwestycji poczynionej nie w celu zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa, tylko w celu tak prozaicznego procesu, jak przechowywanie dokumentów. To, co oferują usługodawcy profesjonalnie zajmujący się procesami związanymi z całym cyklem „życia” dokumentów, skutecznie rozwiązuje ten problem.

Warto podkreślić, że bezpieczne przechowywanie dokumentów nie wiąże się jedynie z zabezpieczeniami przed ewentualnym „wyciekiem” danych. Oczywiście, jest to kluczowa sprawa i taka troska pozwala przedsiębiorcy uniknąć odpowiedzialności finansowej prawnej za nadużycia związane z przetwarzaniem danych. Mówiąc o przestrzeganiu RODO należy wspomnieć jeszcze dodatkowo o kwestiach związanych z realizacją praw właścicieli danych. Ci bowiem, po wejściu w życie RODO, mają szersze uprawnienia. Przedsiębiorca powinien zadbać o to, aby jego dokumentacja była należycie uporządkowana. Dzięki temu, jeśli klient zażąda usunięcia jego danych osobowych lub po prostu będzie chciał mieć do nich wgląd, administrator bez żadnych przeszkód będzie mógł zastosować się do takiego żądania i, tym samym, przestrzegać zasad, które precyzuje rozporządzenie.

Jak przechowują dokumenty specjaliści?

Oprócz wcześniej wspomnianej ochrony przeciwpowodziowej, przeciwpożarowej i antywłamaniowej, profesjonalne firmy zajmujące się przechowywaniem dokumentów dbają również o optymalną wilgotność oraz warunki termiczne. Dzięki wdrożeniu precyzyjnych procedur oraz zastosowaniu nowoczesnych systemów ochrony, takie jednostki często są w stanie zaproponować standard bezpieczeństwa, którego firmy niewyspecjalizowane w tej branży nie mogłyby samodzielnie osiągnąć.

Warto zdawać sobie sprawę z tego, że decydując się na przechowywanie dokumentów, możemy od razu skorzystać z usługi ich archiwizacji. Specjalistyczne przedsiębiorstwa zazwyczaj oferują obydwie te usługi, co stanowi znaczne udogodnienie dla klienta. Może on, współpracując tylko z jedną firmą, zadbać o właściwą organizację akt i jednocześnie zyskać pewność, że są one dobrze strzeżone. Nowoczesne systemy pozwalają przedsiębiorstwom korzystających z usługi przechowywania dokumentów na łatwy dostęp do akt oraz na wygodną komunikację z pracownikami firmy.

Materiał partnera

Share.

About Author