Zarządzanie dokumentacją

4

Każda firma, wraz z upływem czasu i jej rozwojem, boryka się z napływem dokumentów papierowych, jak i elektronicznych. Wtedy zapotrzebowanie na umiejętne nimi zarządzanie rośnie, tak by każdy dział miał do nich łatwy dostęp. Niestety, to przekłada się na wzrost kosztów i czasu, jaki należy na ten cel poświęcić. Archiwizacja, udostępnianie, skanowanie i niszczenie są głównymi działaniami dotyczącymi zarządzaniem dokumentów. Wiele przedsiębiorstw w związku z rozwojem, zleca innej, zewnętrznej firmie, tzw. outsourcing.

Firmy, takie jak Ekoakta, zajmują się wszystkimi procesami obsługi dokumentów, minimalizując koszty i oszczędzając czas przedsiębiorstwom. Dodatkowo zapewniają pełne bezpieczeństwo danych każdego klienta, zgodnie z obowiązującym prawem. Na zlecenie przygotują odpowiednią powierzchnię do archiwizacji i przechowywania umów i rachunków.

W razie potrzeby zorganizują bezpieczny transport i zadbają o zgodność z wszelkimi procedurami. Jeżeli firma nie posiada odpowiedniej powierzchni biurowej lub nie chce jej poświęcać na przechowywanie dokumentów, firma outsourcingowa oferuje swoje archiwa łącznie z transportem wszystkich akt. Dotyczy to także danych elektronicznych, co wbrew pozorom nie jest tańsze. Wymaga to wyszkolonego personelu i sprzętu elektronicznego oraz wszelkiego rodzaju zabezpieczeń, by dane nie dostały się w niepowołane ręce.

Zalet outsourcingu jest znacznie więcej, o czym przekonała się już co czwarta polska firma. Oszczędność czasu i pieniędzy są główną motywacją przedsiębiorców. Przy odpowiedniemu zarządzaniu dokumentami i firmowej poczcie, wszystkie dane i przepływ informacji jest zabezpieczony przed wścibskimi spojrzeniami, a jednocześnie w prosty, bezpieczny sposób dostępny dla firmowego personelu. W przypadku konieczności niszczenia umów wymagany jest pracownik, odpowiedni ku temu zadaniu sprzęt, często dość kosztowny i wiele godzin pracy.

Dodatkowo należy pozbyć się ścinek po dokumentach, co przekłada się na kolejne koszty i czas spędzony na zarządzaniu tym procesem. Firmy starają się samodzielnie podołać administracji dokumentów, lecz z biegiem czasu i napływem coraz większej ilości dokumentacji, staje się to coraz trudniejsze. Im szybciej przedsiębiorca zdecyduje się na outsourcing usług, tym łatwiej będzie mu rozwijać swoją firmę w dobrym kierunku.

Share.

About Author